Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Begrepet organ i arkivlovens forstand

Generelt  I "

Forskrift om offentlege arkiv" § 1-1 heter det bl.a.: "Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her". Dette betyr at en kommune må ta stilling til om den skal betraktes som ett eller flere organ i arkivlovens forstand. Kommunens valg her har konsekvenser for arkivansvaret (§ 1-1), journalføringsplikten (§ 2-6) og om det skal utarbeides en eller flere arkivplaner (§ 2-2) i kommunen.

Loven presiserer videre følgende: "Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23".

Bruken av begrepet organ i Sauherad kommune

På bakgrunn av ovenfor nevnte bestemmelser har rådmannen i Sauherad gjort følgende bestemmelse:

”Sauherad kommune skal betraktes som ett organ i arkivlovens forstand.”

Bakgrunnen for denne bestemmelsen er å legge forholdene til rette for å oppnå de mål Sauherad kommune har satt seg med denne arkivplanen.

Arkivorganisering

Rådmannen er øverste ansvarlige for arkivtjenesten. 
Sauherad kommune har sentralt postmottak på kommunehuset.  Interkommunale enheter for MT-Barneverntjeneste , MT-PP Tjeneste og MT-Landbrukskontor har eget postmottak. Sauherad legekontor har eget postmottak.
Saker i sentralarkivet blir arkivert etter K- kodene. 
 Spesialarkiv blir arkivert etter fødselsnummer og gårds- og bruksnummer.

Sauherad kommune bruker sak/arkivsystemet Acos WebSak - alle enheter er knyttet til dette.

Helse og Pleie og omsorg har eget system for klientbehandling - Profil. Dette blei fullelektronisk og knytta til arkivkjerne 01.01.2013 gjennom Prosjektet Visma Samhandling Arkiv (VSA).

Fagsystemene Visma flykting og Visma voksenopplæring ble fullelektronisk 01.01.2016 og knytta til arkivkjerne VSA.

Den sentrale arkivtjenesten bruker et sak-/arkivsystem som er Noark 5-godkjent (februar 2016), og kommunen arbeider for å få integrasjon mot  fleire fagsystemer på sikt.

Sakarkiv og fagsystem i Sauherad kommune:

Saksarkiv: (websak)

Sentralarkiv 
Byggarkiv  
Oppmålingsarkiv 
Personalarkiv
Elevarkiv
Barnehagebarnarkiv opphold + vedtak
Politiske møter

Midt-Telemark barnevernstjeneste
Midt-Telemark PP tjeneste
Midt-Telemark Landbrukskontor

ARKIVDELER

Ved skarpt skille i arkivsystemet, blir det laget nye arkivdeler.

Her er en oversikt over de nye arkivdelene våre, og de som fortsetter som før. 

Arkiv

NY fra 01.02.2016

Perioden01.04.11-31.01.16

Perioden01.04.06-30.03.11

 

 

 

 

Sentralarkivet

SENA

SEN

SA

Personalarkivet

PERS

PER

PA

Elevarkivet

ELEVA

ELEV

EA

Barnehagebarn

BHVED

BHBARN

 

Politiske møter

POLM

POL

 

PPT adm.arkiv

PPTA

PPT

 

MTB adm.arkiv

MTBA

MTB

 

 

Barnemapper fra Visma har arkivdel BARN og har ikke hatt skarpt   skille nå, er fullelektronisk.

 

 

 

 

 

Papirarkiv

Arkivdel

Byggarkivet

BA

Oppmåling

OP

Landbruk

MTL

 

 

  

Fra 01.02.2016 har vi WebSak 6.8 og Noark5

 

Perioden 01.04.2011 - 31.01.2016 hadde vi WebSak 6.6 og Noark4 og fullelektronisk arkiv for sentralarkivet, personalarkivet, elevarkivet, barnehagebarnarkivet, politiske møter og adm.arkiver for PPT og Barnevern.

Perioden 01.04.2006 - 30.03.2011 hadde vi WebSak og Noark 4 og papirarkiv på alle arkivdeler, selv om vi fullregistrerte det meste i saksystemet.

Perioden 01.01.2000-31.03.2006 hadde vi ForumWinSak og Noark 3, og papirarkiv på alt.

Før 2000 var det ikke eget saksbehandlingsprogram, bare word og papirarkiv.

Følgende nye arkivdeler unndras fra innsyn (DRUM):

Gjelder de nye arkivdelene:

PERS – Personalarkivet

ELEVA – Elevarkivet

BHVED – Barnehagearkiv enkeltvedtak

PPTA – Arkiv for Midt-Telemark PPT

MTBA – Arkiv for Midt-Telemark MTB

 

Arkivdeler som ikke skal  settes skarpt skille ved er:

Gjelder arkivdelene: 

BA – Byggarkivet (papirarkiv)

OP – Oppmålingsarkivet (papirarkiv)

MTL – Landbruksarkiv for Midt-Telemark (papirarkiv)

BARN – Barnemapper - generert fra Visma fagsystem

 

 

Arkivdeler som skal legges ut på innsyn er:

I tillegg til de som alt ligger der, kommer disse nye arkivdelene:

SENA – Sentralarkivet

POLM – Arkiv møtesak politisk behandling

 

 

Ellers så gjør vi oppmerksom på at etter overgang til versjon 6.8 ønsker Sauherad at nummereringa på arkivsakID og journalpostID begynner  fra nummer:

Vi ønsker fortløpende nummerering.

Fagarkiv:

Institusjon og heimetenester (pleie og omsorg, psykisk helse og rus) (Profil)

Omsorg og kvalifisering (funksjonshemmede) (Profil)

Flyktningtenesta (Visma Flyktning)
Voksenopplæring ( Visma voksenopplæring)

Helsestasjonen (Winmed)

Legekontor 

Sauherad Barne -og ungdomsskole skule (Visma Flyt)

 RUTINEHÅNDBOK   -  SAUHERAD

 Behandlingsmåten i forvaltningssaker

God forvaltningsskikk innebærer at forvaltningen skal være åpen og serviceinnstilt. Dette kan være å sette rimelige frister, nedtegne skriftlig  opplysninger som blir gitt muntlig , innrette seg for å hjelpe publikum på en god måte, svare raskt og seriøst på henvendelser, gi grundig, rask og korrekt saksbehandling, og praktisere likebehandling.

UTVALGSBEHANDLING:

 Organisering/Modell

 Sauherad kommune er organisert etter hovedutvalgsmodellen og har følgende utvalg:

Kommunestyret            

Formannskapet                           

Utvalg for næring, plan og teknikk         

Utvalg for oppvekst, kultur og integrering          

Utvalg for helse, omsorg og velferd       

Administrasjonsutvalget            

 

Andre utvalg 

Arbeidsmiljøutvalget    

Eldrerådet                      

Forhandlingsutvalget   

Klagenemnd     

Politiråd            

Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne

Ungdomsråd                                                            

Vilt- og fiskeutvalget i Bø                                       

Vilt og fiskeutvalget i Sauherad              

Fagrådet for vilt og innlandsfisk i Nome              

Valgnemnd                                   

Valgstyre                         

 

Politisk organisering med koder

 Sauherad kommune organiseres politisk etter hovedutvalgsmodellen. 

 Utvalg    

 Kode

                                                                                                                     

 

Kommunestyret  

KS

   

Formannskapet

FS

   

Utvalg for næring, plan og teknikk   

UNPT

   

Utvalg for oppvekst, kultur og integrering 

OKI

   

Utvalg for helse, omsorg og velferd 

HOV

   

Administrasjonsutvalget 

ADM

   

Arbeidsmiljøutvalget 

AMU

   

Eldrerådet

ELD

   

Forhandlingsutvalget    

FOR

   

Klagenemnd   

KN

   

Politiråd

PR

   

Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne

RFF

   

Ungdomsråd    

URO

   

Vilt- og fiskeutvalget i Bø 

VIBO

   

Vilt og fiskeutvalget i Sauherad 

VISA

   

Fagrådet for vilt og innlandsfisk i Nome

VINO

   

Valgnemnd     

VN

   

Valgstyre 

VS

   

 

Administrativ organisering med koder

 

Rådmannen er den øverste administrative leder i kommunen.  Sauherad er administrativt organisert som en tonivå-kommune.

Kommunen er delt inn i fire kommunalsjefsområder (fagsektorer).  Kommunalsjefene inngår i rådmannens ledergruppe (rådmannsteamet), og enhetslederne rapporterer til sin kommunalsjef. 

Kommunalsjefsområder

 Kode                                                                                  

 

Stab, støtte og utvikling 

SSU

 

Oppvekst, integrering og kultur   

OKI

 

Helse, omsorg og velferd

HOV

 

Næring plan og teknikk 

NPT

 

 

Enheter 

       Kode

Adm. fagsektor

Rådmannsteamet 

 RÅD                               

 

Stab, støtte og utvikling

STAB 

SSU                                                                                                        

Sauherad barne- og ungdomsskole

SBU

OKI

Tjenesten for integrering og kompetanse                        

TIK

OKI

Kultur   

Kultur   

OKI

Midt-Telemark PPT  

PPT    

OKI

Midt-Telemark Barneverntjeneste

MTB

OKI

Pleie-og omsorgstjenester

PLEIE

HOV

Sauherad bygdeheim

SAB  

HOV

Helse og legesenter

HOL

HOV

NAV (kommunal del)

NAV

HOV

Plan og forvaltning

PLF   

NPT

Drift    

 DR

NPT

Midt-Telemark landbrukskontor 

 MTL

NPT

Arkivdeler

Det er en felles journalenhet i Sauherad kommune, kode PM (PostMottak).

Arkivet er delt inn i følgende arkivdeler: 

Arkivdel

   Kode  

 

Sentralarkiv  

SENA

 

Personalarkiv 

PERS 

 

Elevarkiv

ELEVA  

 

Barnehage – opphold

BARN

fra Visma Oppvekst Barnehage                            

Barnehagebarn

BHVED

 

Bygg og delingsarkiv 

BA

papirarkiv

Oppmålingsarkiv

OP

papirarkiv

Midt-Telemark Landbrukskontor

MTL

interkommunalt – papirarkiv

Midt-Telemark Barneverntjeneste

MTBA 

interkommunalt

Midt-Telemark PPT

PPTA 

 nterkommunalt

Politiske møter

POLM  

faste møtesaker fra Acos Møte

Arkivdeler som ikke er papirarkiv er fullelektroniske.  Sauherad har hatt fullelektroniske arkivdeler siden 01.04.2011.

 

Klassering (arkivkode):  Arkivnøkkelen er K-kode-systemet til KS.

Alle arkivsaker må ha en primær klassering/arkivkode.  I tillegg bør det som hovedregel legges til en eller flere sekundære klasseringer/koder, slik at sakene blir best mulig identifisert. 

Personalarkiv, Elevarkiv og Barnehagearkivene har fødselsnr. som primær klassering.

Bygg- og delingsarkiv og Oppmålingsarkiv har gårds- og bruksnr. som primær klassering

Landbruksarkiv har kommunenr som obligatorisk sekundær klassering i tillegg til gårds- og bruksnr.

ARKIVSKAPER

DOKUMENTASJON I ARKIVET

MERKNADER

Sentralarkivet

All saksbehandling i kommuneadministrasjonen og politisk

(Sentraladm.,teknisk, skole-og barnehage, kultur, drift, plan og forvaltning, helse- sosial-og omsorg.

Journal, saksmapper,

kopi-bøker, møtebøker, møtebøker for administrative vedtak

Fra 01.04.2011 Elektronisk journal og elektroniske saksmapper

Økonomi / personal

 

Eiendomsskattearkiv

Arbeidsgiverregister

Skattearkiv (Skatteetaten elektroniske system SOFIE fra.... )

Lønn-og personalarkiv(fullelektronisk fra 01.04.2011)

 

-Møtebok

-Organisasjonssnummer

Pleie- og omsorg

Brukertjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven.

(Fagsystemet Unique Profil innført 2013)

Journal, arkivmapper,møtebok,for adm.vedtak.

Mors

Helse og legetjenester

 

Brukertjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven

Journal, arkivmapper,møtebok for adm.vedtak.

Mors

Barnevern

Samarbeid mellom Nome, Bø og Sauherad etablert i 2005 -MT-barnevern lokalisert i Sauherad, (sosialavd. innlemmet i NAV i 2008)

Klientsaker etter lov om barneverntjenester

Journalenhet fagsystem,klientmapper, møtebok for adm.vedtak

Sosialavdelingen

Klientsaker etter lov om sosialtjenester

Sosialavd.innlemmet i NAV fra  2008

Journalenhet fagsystem,klientmapper, møtebok adm.vedtak, møtebok for klientutvalg

Legetjenester

Primærhelsetjenesten etter kommunehelseloven

Journalenhet fagsystem

Helsestasjon

Helsestasjonstjenesten etter kommunehelseloven

Journalenhet fagsystem

Teknisk 

Saksbehandling etter plan-og bygningsloven.

Teknisk drift

Saksbehandling etter jord og skogloven. Samarbeid med Bø og Sauherad etablert i 2006 - Midt Telemark Landbruk, lokalisert Landbruketshus Sauherad.

Tilskuddsarkiv, prosjektarkiv for utbyggingstiltak, eiendomsarkiv

Journalenhet fagsystem,kopibok, møtebok for adm.vedtak

Skole- og barnehage

Saksbehandling etter opplæringsloven

Personal/elevmapper, kopibok,møtebok for adm.vedtak

01.12.2011 ble det elektroniske fagsystemet Visma oppvekst barnehage  integrert mot kommunens sak-/arkivsystem WebSak

Akkerhaugen  skole

Adm. av skolen, underv. etter grunnskoleloven

Akkerhaugen skole nedlagt høsten 2013

Møtebok rektoravgjørelser, elevarkiv

Ved skolenedleggelsen ble alt arkivmateriell overflyttet til Kommunehuset på Akkerhaugen 

Nordagutu skole

Adm. av skolen, underv. etter grunnskoleloven

Nordagutu skole nedlagt høsten 2013

Møtebok rektoravgjørelser,elevarkiv

Ved skolenedleggelsen ble alt arkivmateriell overflyttet til kommunehuset på Akkerhaugen

Hjuksebø skole

Adm. av skolen, underv. etter grunnskoleloven.

Hjuksebø skole ble nedlagt høsten 2013

Møtebok for rektoravgjørelser. Elevarkiv

Gvarv Skole/Sauherad ungdomsskole

Adm. av skolen, underv. etter grunnskoleloven

Møtebok for rektoravgjørelser.Elektronisk elevarkiv fra 01.04.2011.

Arkivordning beholdt etter sammenslåing av skoler i 2013.

Ny skole: Sauherad barne -og ungdomsskole.

Barnehagene i Sauherad

Delvis organisert sammen med barneskoler som oppvekstsentre. 

Samtlige barnehager privatisert i 2013

Fra 2013: Grenland barnehagedrift AS

Tjeneste for integrering og kompetanse (TIK)

Introduksjonsloven

Lov om sosiale tjenester

Flyktningetjeneste og voksenopplæring

Voksenopplæringen

Administrasjon opplæring iflg.Voksenopplæringsloven

Journal, elevmapper, saksarkiv,møtebok for rektoravgjørelser

Sett in oversikt arkivdeler - saksarivet.

Laster...