| Sauherad kommune benytter Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS (IKA Kongsberg) som arkivdepot for sine eldre og avsluttede arkiver. Ved deponering av arkivmateriale overtar IKA Kongsberg det daglige ansvaret for forvaltning av arkivet. Dette innebærer at IKA Kongsberg tar ansvar for ordning, katalogisering, tilgjengeliggjøring og formidling av arkivmaterialet. Eiendomsretten til arkivet ligger likevel fortsatt i Sauherad kommune.
|
|
Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette innebærer å etablere en depottjeneste for eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Depottjenesten er ansvarlig for å holde oversikt og kontroll med avlevert materiale og for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver.
Sauherad kommune er medeier i IKA Kongsberg IKS som har overtatt oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ved en slik ordning har kommunen fortsatt eiendomsretten til det avleverte materialet. IKA Kongsberg er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen reguleres av en egen avtale mellom eierkommunene og IKS et.
De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se:
Reglement - Retningslinje for deponering
