Begrepet organ i arkivlovens forstand

Generelt  I "

Forskrift om offentlege arkiv" § 1-1 heter det bl.a.: "Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her". Dette betyr at en kommune må ta stilling til om den skal betraktes som ett eller flere organ i arkivlovens forstand. Kommunens valg her har konsekvenser for arkivansvaret (§ 1-1), journalføringsplikten (§ 2-6) og om det skal utarbeides en eller flere arkivplaner (§ 2-2) i kommunen.

Loven presiserer videre følgende: "Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23".

Bruken av begrepet organ i Sauherad kommune

På bakgrunn av ovenfor nevnte bestemmelser har rådmannen i Sauherad gjort følgende bestemmelse:

”Sauherad kommune skal betraktes som ett organ i arkivlovens forstand.”

Bakgrunnen for denne bestemmelsen er å legge forholdene til rette for å oppnå de mål Sauherad kommune har satt seg med denne arkivplanen.

Arkivorganisering

Rådmannen er øverste ansvarlige for arkivtjenesten. 
Sauherad kommune har sentralt postmottak på kommunehuset.  Interkommunale enheter for MT-Barneverntjeneste , MT-PP Tjeneste og MT-Landbrukskontor har eget postmottak. Sauherad legekontor har eget postmottak.
Saker i sentralarkivet blir arkivert etter K- kodene. 
 Spesialarkiv blir arkivert etter fødselsnummer og gårds- og bruksnummer.

Sauherad kommune bruker sak/arkivsystemet Acos WebSak - alle enheter er knyttet til dette.

Helse og Pleie og omsorg har eget system for klientbehandling - Profil. Dette blei fullelektronisk og knytta til arkivkjerne 01.01.2013 gjennom Prosjektet Visma Samhandling Arkiv (VSA).

Fagsystemene Visma flykting og Visma voksenopplæring ble fullelektronisk 01.01.2016 og knytta til arkivkjerne VSA.

Den sentrale arkivtjenesten bruker et sak-/arkivsystem som er Noark 5-godkjent (februar 2016), og kommunen arbeider for å få integrasjon mot  fleire fagsystemer på sikt.

Sakarkiv og fagsystem i Sauherad kommune:

Saksarkiv: (websak)

Sentralarkiv 
Byggarkiv  
Oppmålingsarkiv 
Personalarkiv
Elevarkiv
Barnehagebarnarkiv opphold + vedtak
Politiske møter

Midt-Telemark barnevernstjeneste
Midt-Telemark PP tjeneste
Midt-Telemark Landbrukskontor

ARKIVDELER

Ved skarpt skille i arkivsystemet, blir det laget nye arkivdeler.

Her er en oversikt over de nye arkivdelene våre, og de som fortsetter som før. 

  *papirarkiv fram til 31.12.2019

Fra 01.02.2016 har vi WebSak 6.8 og Noark5

Perioden 01.04.2011 - 31.01.2016 hadde vi WebSak 6.6 og Noark4 og fullelektronisk arkiv for sentralarkivet, personalarkivet, elevarkivet, barnehagebarnarkivet, politiske møter og adm.arkiver for PPT og Barnevern.

Perioden 01.04.2006 - 30.03.2011 hadde vi WebSak og Noark 4 og papirarkiv på alle arkivdeler, selv om vi fullregistrerte det meste i saksystemet.

Perioden 01.01.2000-31.03.2006 hadde vi ForumWinSak og Noark 3, og papirarkiv på alt.

Før 2000 var det ikke eget saksbehandlingsprogram, bare word og papirarkiv.

Følgende nye arkivdeler unndras fra innsyn (DRUM):

Gjelder de nye arkivdelene:

PERS – Personalarkivet

ELEVA – Elevarkivet

BHVED – Barnehagearkiv enkeltvedtak

PPTA – Arkiv for Midt-Telemark PPT

MTBA – Arkiv for Midt-Telemark MTB

Arkivdeler som ikke skal  settes skarpt skille ved er:

Gjelder arkivdelene: 

BA – Byggarkivet (papirarkiv)

OP – Oppmålingsarkivet (papirarkiv)

MTL – Landbruksarkiv for Midt-Telemark (papirarkiv)

BARN – Barnemapper - generert fra Visma fagsystem

Arkivdeler som skal legges ut på innsyn er:

I tillegg til de som alt ligger der, kommer disse nye arkivdelene:

SENA – Sentralarkivet

POLM – Arkiv møtesak politisk behandling

Ellers så gjør vi oppmerksom på at etter overgang til versjon 6.8 ønsker Sauherad at nummereringa på arkivsakID og journalpostID begynner  fra nummer:

Vi ønsker fortløpende nummerering.

Fagarkiv:

Institusjon og hjemmetjenester (pleie og omsorg, psykisk helse og rus) (Profil)

Omsorg og kvalifisering (funksjonshemmede) (Profil)

Flyktningtjeneste (Visma Flyktning)
Voksenopplæring ( Visma voksenopplæring)

Helsestasjonen (Winmed)

Legekontor 

Sauherad Barne -og ungdomsskole skule (Visma Flyt)

 RUTINEHÅNDBOK   -  SAUHERAD

 Behandlingsmåten i forvaltningssaker

God forvaltningsskikk innebærer at forvaltningen skal være åpen og serviceinnstilt. Dette kan være å sette rimelige frister, nedtegne skriftlig  opplysninger som blir gitt muntlig , innrette seg for å hjelpe publikum på en god måte, svare raskt og seriøst på henvendelser, gi grundig, rask og korrekt saksbehandling, og praktisere likebehandling.

UTVALGSBEHANDLING:

 Organisering/Modell

 Sauherad kommune er organisert etter hovedutvalgsmodellen og har følgende utvalg:

Kommunestyret            

Formannskapet                           

Utvalg for næring, plan og teknikk         

Utvalg for oppvekst, kultur og integrering          

Utvalg for helse, omsorg og velferd       

Administrasjonsutvalget            

Andre utvalg 

Arbeidsmiljøutvalget    

Eldrerådet                      

Forhandlingsutvalget   

Klagenemnd     

Politiråd            

Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne

Ungdomsråd                                                            

Vilt- og fiskeutvalget i Bø                                       

Vilt og fiskeutvalget i Sauherad              

Fagrådet for vilt og innlandsfisk i Nome              

Valgnemnd                                   

Valgstyre                         

Politisk organisering med koder

 Sauherad kommune organiseres politisk etter hovedutvalgsmodellen. 

Administrativ organisering med koder

Rådmannen er den øverste administrative leder i kommunen.  Sauherad er administrativt organisert som en tonivå-kommune.

Kommunen er delt inn i fire kommunalsjefsområder (fagsektorer).  Kommunalsjefene inngår i rådmannens ledergruppe (rådmannsteamet), og enhetslederne rapporterer til sin kommunalsjef. 

Arkivdeler

Det er en felles journalenhet i Sauherad kommune, kode PM (PostMottak).

Arkivet er delt inn i følgende arkivdeler: 

Arkivdeler som ikke er papirarkiv er fullelektroniske.  Sauherad har hatt fullelektroniske arkivdeler siden 01.04.2011.

Klassering (arkivkode):  Arkivnøkkelen er K-kode-systemet til KS.

Alle arkivsaker må ha en primær klassering/arkivkode.  I tillegg bør det som hovedregel legges til en eller flere sekundære klasseringer/koder, slik at sakene blir best mulig identifisert. 

Personalarkiv, Elevarkiv og Barnehagearkivene har fødselsnr. som primær klassering.

Bygg- og delingsarkiv og Oppmålingsarkiv har gårds- og bruksnr. som primær klassering

Landbruksarkiv har kommunenr som obligatorisk sekundær klassering i tillegg til gårds- og bruksnr.

Sett in oversikt arkivdeler - saksarivet.